Если товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию, у продавца, импортёра или поставщика всё равно может возникнуть вопрос: чем подтвердить отсутствие обязательного документа. На практике для этого используют отказное или информационное письмо. Но важно понимать его реальный статус: оно не заменяет сертификат, не подтверждает качество товара и не является универсальным «разрешением на продажу».
Отказное письмо — это разъяснительный документ о том, что конкретная продукция при указанных характеристиках не подпадает под обязательную сертификацию или декларирование по проверенной нормативной базе. Обязанность получать такое письмо для каждого товара законом в общем случае не установлена.
Что такое отказное письмо простыми словами
Термин «отказное письмо ТР ТС» широко используется в бизнесе и сертификационной практике, однако технические регламенты ЕАЭС не устанавливают отдельную обязательную форму такого документа.
Смысл письма — зафиксировать результат анализа продукции: проверяются её назначение, характеристики, коды ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2, области применения технических регламентов ЕАЭС и российские перечни обязательной сертификации и декларирования. Если обязательная оценка соответствия по проверенным основаниям не требуется, это отражается в письме.
Отсутствие конкретной обязанности
Что описанный товар по результатам проверки не относится к продукции, для которой по указанным нормативным основаниям требуется сертификат или декларация.
Качество и безопасность товара
Отказное письмо не является сертификатом качества, протоколом испытаний, декларацией соответствия или государственной регистрацией.
Почему недостаточно просто сказать «товар не сертифицируется»
Требования к продукции определяются не только коммерческим названием. Один и тот же тип товара может подпадать или не подпадать под обязательную оценку соответствия в зависимости от назначения, материала, напряжения, возраста пользователя, области применения и других характеристик.
Например, изделие для взрослых и внешне похожее изделие, заявленное как детское, могут регулироваться по-разному. То же относится к бытовой и промышленной продукции, компонентам и готовым изделиям.
Поэтому перед оформлением письма нужно идентифицировать товар, а не только подобрать похожий код из классификатора.
На что проверяют продукцию
| Что проверяется | Зачем это нужно | Типичная ошибка |
|---|---|---|
| Наименование и назначение | Определяет фактическую категорию продукции | Ориентироваться только на название в карточке товара |
| Код ТН ВЭД ЕАЭС | Используется при внешней торговле и в перечнях продукции | Подбирать код только по сходству наименования |
| Код ОКПД 2 | Используется в российских перечнях и цифровых системах | Считать его полным аналогом ТН ВЭД |
| Технические регламенты ЕАЭС | Устанавливают обязательные требования и формы оценки соответствия | Проверить один регламент и не проверить смежные |
| ПП РФ № 2425 | Содержит российские перечни обязательной сертификации и декларирования | Игнорировать национальные обязательные перечни |
Обязательно ли получать отказное письмо
В общем случае отдельной обязанности получать отказное письмо только потому, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию, законодательство о техническом регулировании не устанавливает.
Это практический разъяснительный документ. Он может потребоваться по условиям договора, при запросе контрагента, торговой сети или цифровой площадки, а также когда необходимо заранее объяснить, почему на товар отсутствует сертификат или декларация.
Отсутствие отказного письма само по себе не равно отсутствию обязательного сертификата. Сначала определяется правовой режим товара. Если сертификат или декларация действительно обязательны, отказное письмо не может их заменить.
Отказное письмо и маркетплейсы
Правила площадок нужно проверять применительно к конкретному маркетплейсу, категории товара и текущей процедуре модерации. Например, в материалах Wildberries для продавцов прямо указывается возможность предоставить отказное письмо по запросу, если товар не входит в перечень обязательной сертификации. При этом в отдельных процедурах Wildberries, например при подтверждении значка «Оригинал», отказное письмо не требуется.
С 1 октября 2026 года начинает действовать новый порядок проверки карточек товаров посредническими цифровыми платформами по Федеральному закону № 289-ФЗ и постановлению Правительства РФ № 821. Площадка будет определять необходимость специальных проверок в том числе по коду ТН ВЭД ЕАЭС или ОКПД 2.
Если товар подлежит обязательному подтверждению соответствия, оператор проверяет сертификат или декларацию по государственным реестрам. Если специальная проверка для конкретного товара не требуется, правила допускают размещение карточки без такой проверки. Отказное письмо при этом не превращается в запись государственного реестра сертификатов и деклараций.
Регистрируется ли отказное письмо в реестре Росаккредитации
Нет общего государственного реестра отказных писем, аналогичного реестру выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии.
Поэтому формулировка «отказное письмо обязательно регистрируется в реестре Росаккредитации» некорректна. В реестрах Росаккредитации проверяются сертификаты, декларации и сведения об аккредитованных лицах, но само отказное письмо не является зарегистрированной декларацией или сертификатом.
Некоторые организации ведут собственные внутренние или добровольные реестры выданных писем. Такой реестр не следует путать с государственным реестром обязательных документов о соответствии.
Кто может оформить отказное письмо
На рынке такие письма обычно оформляют органы по сертификации и организации, специализирующиеся на оценке применимости требований технического регулирования.
При этом унифицированной обязательной формы отказного письма и отдельной государственной процедуры его регистрации законодательство не устанавливает. Поэтому обещание, что письмо «имеет силу только потому, что выдано аккредитованным органом», требует уточнения: важны компетентность выдавшей организации, корректная идентификация товара и обоснование по действующим нормативным актам.
Для бизнеса безопаснее выбирать исполнителя, который может показать, на основании каких регламентов, перечней и кодов сделан вывод, и не обещает заменить отказным письмом обязательную оценку соответствия.
Нужно ли отказное письмо для таможни
При ввозе продукции действует Порядок, утвержденный Решением Совета ЕЭК № 130. Таможенным органам подтверждают соблюдение мер технического регулирования в случаях, предусмотренных этим порядком, для продукции, которая входит в соответствующие перечни и подлежит обязательной оценке соответствия.
Поэтому отказное письмо нельзя считать универсальным обязательным документом для каждой импортной поставки. Но в спорной ситуации разъяснение по классификации и применимости требований может использоваться как дополнительный аргумент и помогать заранее снять вопросы по товару.
Для импорта особенно важно, чтобы сведения в письме совпадали с фактическим товаром, контрактом, инвойсом, описанием и заявленным кодом ТН ВЭД ЕАЭС.
Когда отказное письмо действительно полезно
- маркетплейс или контрагент просит объяснить отсутствие сертификата или декларации;
- закупщик торговой сети запрашивает полный комплект документов на ассортимент;
- у импортёра есть риск спора из-за классификации продукции;
- товар похож на продукцию, которая подлежит обязательной оценке соответствия;
- в ассортименте много похожих позиций и нужно документально зафиксировать проведённый анализ;
- поставщику нужно подтвердить заказчику, почему обязательный документ на товар не оформлялся.
Когда отказного письма недостаточно
Товар подпадает под технический регламент
Если регламент требует сертификат, декларацию или другую форму оценки соответствия, информационное письмо не освобождает от этой обязанности.
Нужна государственная регистрация
Для продукции, подлежащей СГР или иной обязательной регистрации, отказное письмо по сертификации не заменяет соответствующий документ.
Есть требования маркировки
Отсутствие обязанности по сертификации не означает отсутствие требований «Честного знака», маркировки состава, изготовителя или иных обязательных сведений.
Нужно доказать качество
Отказное письмо говорит об отсутствии конкретной обязательной процедуры, а не подтверждает повышенное качество или соответствие добровольному стандарту.
Что должно быть в хорошем отказном письме
Единой утвержденной формы нет, но документ должен позволять понять, какой именно товар проверяли и на каком основании сделан вывод.
- точное наименование продукции;
- назначение и ключевые характеристики, если они влияют на классификацию;
- код ТН ВЭД ЕАЭС и при необходимости ОКПД 2;
- сведения об организации, для которой подготовлено письмо;
- перечень проверенных технических регламентов и нормативных актов;
- понятный вывод об отсутствии обязательной сертификации или декларирования по проверенным основаниям;
- дата и исходящий номер документа;
- данные и подпись организации, выполнившей анализ.
Как подготовиться к оформлению
Подготовьте описание товара
Укажите не только название, но и назначение, материал, характеристики, модель, возраст пользователя и область применения.
Соберите документы поставки
Для импортного товара полезны контракт, инвойс, спецификация, техническое описание, фотографии и инструкция.
Проверьте коды
Код ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2 должны соответствовать реальной продукции, а не подбираться только под желаемый результат.
Проверьте все применимые требования
Помимо сертификации и декларирования могут действовать требования по государственной регистрации, маркировке, пожарной безопасности или другим видам контроля.
Сверьте письмо с карточкой товара
Наименование, назначение и характеристики в письме не должны противоречить информации, которую видит маркетплейс, покупатель или таможенный орган.
FAQ
Отказное письмо обязательно для продажи товара?
Само по себе — нет. Оно используется как разъяснение, когда нужно подтвердить, почему на конкретную продукцию отсутствует обязательный сертификат или декларация. Требование может возникнуть по правилам площадки или условиям договора.
Есть ли отказное письмо в реестре Росаккредитации?
Общего государственного реестра отказных писем, аналогичного реестру сертификатов и деклараций, нет. Не следует путать внутренний реестр выдавшей организации с государственным реестром обязательных документов.
Можно ли заменить отказным письмом сертификат?
Нет. Если продукция подлежит обязательной сертификации или декларированию, необходимо оформить предусмотренный законодательством документ.
Нужно ли письмо именно от аккредитованного органа?
Законодательство не устанавливает единую обязательную форму отказного письма и отдельную процедуру его государственной регистрации. На практике важно, чтобы анализ был выполнен компетентно, а вывод был обоснован действующими регламентами и перечнями.
Может ли маркетплейс запросить отказное письмо?
Да, правила конкретной площадки или процедура модерации могут предусматривать запрос документов, объясняющих отсутствие обязательной сертификации. Проверять нужно актуальные требования площадки к конкретной категории товара.
Сколько действует отказное письмо?
Унифицированного законодательно установленного срока для всех таких писем нет. На практике вывод сохраняет актуальность, пока не изменились продукция, её характеристики, классификация или нормативная база, на которой он основан.
Нормативные источники
Проверяйте актуальные требования по конкретному товару, а не только наличие или отсутствие письма.
ПП РФ № 2425 — перечни обязательной сертификации и декларирования
ЕЭК — технические регламенты ЕАЭС и обязательные требования
Решение Совета ЕЭК № 130 — порядок ввоза продукции
Федеральный закон № 289-ФЗ — платформенная экономика