Отказное письмо для маркетплейсов: как оформить для Wildberries и Ozon

При продаже товаров на Wildberries, Ozon и других маркетплейсах продавцу важно подтвердить, что продукция соответствует установленным требованиям. В зависимости от категории товара могут потребоваться сертификат, декларация соответствия, СГР или другие документы.

Но обязательная сертификация предусмотрена не для всей продукции. Если товар не входит в соответствующие перечни и на него не распространяется обязательная оценка соответствия по техническим регламентам, подтвердить это можно отказным письмом для маркетплейсов.

Такой документ помогает продавцу обосновать, почему на конкретный товар отсутствуют сертификат или декларация. Ozon прямо предусматривает отказное (информационное) письмо среди документов о качестве товара, а Wildberries позволяет оформить отказное письмо через сервис WB Сертификация.

Что такое отказное письмо для маркетплейсов

Отказное письмо — информационный документ, подтверждающий, что конкретная продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию.

Перед его оформлением необходимо правильно идентифицировать товар. Специалист изучает назначение продукции, состав, материалы, характеристики и область применения, определяет коды ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2.

Дополнительно проверяется, распространяются ли на товар технические регламенты ЕАЭС и российские перечни обязательной оценки соответствия. Один из основных национальных документов — Постановление Правительства РФ № 2425, которым утверждены перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации и декларированию. В 2026 году в постановление также вносились изменения.

Если обязательный документ действительно требуется, оформить вместо него отказное письмо нельзя.

Когда маркетплейс может запросить документ

Не стоит исходить из правила «для любого товара без сертификата обязательно нужно отказное письмо». Требования зависят от категории продукции и конкретной проверки площадки.

Ozon определяет отказное письмо как официальный ответ территориального учреждения Росстандарта или органа по сертификации, подтверждающий отсутствие необходимости обязательного подтверждения соответствия. Площадка также предусматривает ограничения в ситуациях, когда продавец после запроса контроля качества не предоставляет необходимые документы на товар.

Wildberries также работает с отказными письмами. В сервисе WB Сертификация наряду с сертификатами и декларациями можно заказать отказное письмо, причём для его оформления образцы продукции на испытания передавать не требуется.

Документ может пригодиться:

• при проверке товара маркетплейсом;
• при подтверждении отсутствия обязательного сертификата или декларации;
• при подготовке новой категории продукции к продаже;
• по запросу контрагента или покупателя;
• при работе одновременно с несколькими торговыми площадками.

Что должно быть в отказном письме

Унифицированной государственной формы стандартного отказного письма нет, поэтому содержание документа зависит от продукции и цели его получения.

Как правило, в нём указываются:

• сведения об организации, выдавшей письмо;
• данные заявителя;
• изготовитель продукции;
• название и описание товара;
• коды ТН ВЭД и ОКПД 2;
• нормативные основания;
• вывод об отсутствии обязательной сертификации или декларирования;
• номер и дата документа.

Особое внимание стоит уделить названию продукции. Формулировка должна позволять сопоставить письмо с реальными товарами продавца.

Подойдёт ли одно письмо для Wildberries и Ozon

Отказное письмо подтверждает статус самой продукции, поэтому оно не обязательно оформляется исключительно для одного маркетплейса. Если товары и сведения о заявителе указаны корректно, один документ в ряде случаев может использоваться при работе с несколькими площадками.

При этом правила загрузки документов у маркетплейсов различаются. Например, Wildberries отдельно предупреждает, что номер отказного письма нельзя указывать в поле, предназначенном для номера сертификата или декларации соответствия.

Поэтому при оформлении желательно заранее определить, где именно планируется использовать письмо.

Пример: как НормаСерт помог продавцу маркетплейсов

Типичная ситуация: предприниматель планировал вывести на Wildberries и Ozon несколько видов интерьерных аксессуаров. Поставщик сообщил, что обязательный сертификат на продукцию не требуется, но документов, подтверждающих это, продавцу не предоставил.

Специалисты «НормаСерт» изучили состав, назначение и характеристики изделий, определили коды продукции и проверили требования действующих технических регламентов и перечней. По результатам анализа обязательная сертификация для заявленных позиций не потребовалась.

Товары, для которых применялись одинаковые требования, включили в отказное письмо. В результате продавец получил документальное подтверждение статуса продукции и смог использовать его при работе с маркетплейсами.

Какие товары могут не требовать обязательного сертификата

На практике отказные письма оформляют для отдельных видов сувениров, аксессуаров, элементов декора, хозяйственных товаров, канцелярской продукции, изделий для творчества и других категорий.

Однако ориентироваться только на название категории нельзя. Даже внешне похожие товары могут подпадать под разные требования.

Например, значение могут иметь:

• материал изготовления;
• наличие электропитания;
• контакт с пищевой продукцией;
• предназначение товара для детей;
• косметическое или медицинское назначение;
• способ использования изделия.

Поэтому сначала проводится идентификация продукции и только после неё определяется возможность оформления отказного письма.

Какие документы понадобятся продавцу

Для предварительной проверки обычно достаточно предоставить реквизиты ИП или компании, перечень товаров, описание продукции, сведения о материалах и изготовителе.

Дополнительно могут потребоваться фотографии изделий, этикетки, техническая документация, каталог или ссылки на карточки товаров.

Само отказное письмо не предполагает лабораторных испытаний продукции. Wildberries также указывает, что при оформлении такого документа через WB Сертификацию передавать образцы товара не нужно.

Ошибки при оформлении отказного письма

Одна из основных ошибок — попытка получить письмо без полноценной идентификации товара. Неправильно подобранный код или неточное назначение продукции могут изменить требования к подтверждению соответствия.

Также проблемы возникают, если:

• в письме слишком общее название товара;
• указанные изделия отличаются от фактически продаваемых;
• изменился материал или назначение продукции;
• продавец пытается заменить отказным письмом обязательный сертификат;
• документ загружается не в тот раздел маркетплейса.

Отказное письмо должно подтверждать реальный статус продукции, а не использоваться как формальная замена сертификату.

Срок действия отказного письма

Для стандартного отказного письма законодательством не установлен единый срок действия, аналогичный сроку сертификата или декларации. Его актуальность связана прежде всего с неизменностью продукции и нормативной базы.

Если изменились состав, назначение, изготовитель или другие существенные характеристики товара, документ желательно проверить повторно. Это же касается изменений технических регламентов и перечней продукции.

Перед выводом нового товара на Wildberries, Ozon или другой маркетплейс специалисты «НормаСерт» могут определить, требуется ли обязательная оценка соответствия. Если сертификат или декларация не нужны, для продукции можно подготовить отказное письмо с корректным перечнем товаров и нормативным обоснованием.